Bestel de zakjes en de inhoud gerust vóór de bevalling, en houd alleen het bedrukte deel open — dat is meestal een sticker of een kaartje en heeft bij de meeste drukkers 2 tot 5 werkdagen nodig. Zo hoef je niet te wachten op een naam die je nog niet hebt, en loopt de rest geen risico.
Het probleem dat niemand adresseert
Bedrukte geboortebedankjes hebben een tijdsprobleem dat aan de aard van de gelegenheid ligt: de gegevens die erop moeten — de naam en de geboortedatum — zijn pas bekend op het moment dat het bezoek al begint.
Alle leveranciers noemen levertijden, en geen enkele legt uit hoe je daarmee omgaat. Wachten tot na de bevalling betekent dat de eerste bezoekers niets krijgen. Vooraf bestellen kan niet, want dan mist de naam.
De uitweg is het bestellen te splitsen, en dat is eenvoudiger dan het klinkt. Alleen het kaartje of de sticker draagt de naam; het zakje, het lint en de inhoud niet. Bestel dus in twee delen en houd alleen het kleinste en goedkoopste deel open.
Wat de levertijden werkelijk betekenen
De getallen die drukkers noemen lopen ruwweg van 1 tot 5 werkdagen, maar ze zijn niet met elkaar te vergelijken: de een bedoelt alleen productie, de ander productie plus verzending, en een derde belooft verzending dezelfde dag als je vóór 15:00 uur bestelt.
Reken daarom zelf in drie blokken:
- goedkeuring van het ontwerp, vaak een halve tot een hele werkdag als er een proef komt;
- productie, doorgaans 1 tot 3 werkdagen;
- verzending, 1 tot 3 werkdagen binnen Nederland.
Bij elkaar is 3 tot 7 werkdagen een realistische aanname, en dan valt er nog een weekend tussen. Wie op de dag van de geboorte bestelt, heeft de bedankjes dus ruwweg halverwege de tweede week — en dat is precies de week waarin het bezoek op gang komt.
Vanaf hoeveel stuks kun je bestellen
Hier valt het mee, en dat is voor kleine aantallen goed nieuws. Veel drukkers leveren stickers en kaartjes vanaf één stuk of vanaf één vel; minimale afnames van honderden stuks zijn bij deze productgroep uitzondering.
Waar wel een ondergrens geldt, is bij bedrukte artikelen zelf: gepersonaliseerde lolly's, chocolaatjes of doosjes beginnen vaak bij 20 tot 25 stuks. Dat is een productie-eis, geen verkoop-eis.
Let daarnaast op het minimum orderbedrag, dat bij verpakkingswinkels rond de € 10 ligt, en op de verzendkosten. Voor een enkel vel stickers betaal je daardoor al gauw meer aan verzending dan aan het product. Alles bij één leverancier bestellen scheelt dat.
Wat er in het bestand moet
Lever je een eigen ontwerp aan, dan gelden vier technische eisen die bij de meeste drukkers hetzelfde zijn. Ze staan zelden uitgelegd, terwijl ze de reden zijn waarom een bestand wordt afgekeurd.
Resolutie: minimaal 300 dpi op ware grootte. Een afbeelding van een telefoon lijkt scherp op een scherm en is dat op papier niet, omdat een scherm ongeveer 72 tot 96 beeldpunten per inch toont.
Kleur: CMYK in plaats van RGB. Beeldschermen mengen licht en drukpersen mengen inkt, en felle kleuren — vooral fel blauw en fel groen — komen daardoor doffer uit de pers dan op je scherm.
Afloop en marge: laat de achtergrond een paar millimeter buiten de snijlijn doorlopen, en houd tekst minstens 2 mm van de rand. Bij het snijden zit altijd een kleine afwijking, en een naam die tegen de rand staat wordt half meegenomen.
Bestandsformaat: pdf is overal goed. Een jpg of png kan meestal ook, maar dan moet de resolutie kloppen want je kunt er achteraf niets meer aan veranderen.
Vraag altijd om een proef
Een verkeerd geschreven naam op 100 kaartjes is niet te herstellen, en het is de fout die het vaakst voorkomt — juist omdat de bestelling wordt gedaan door iemand die weinig slaap heeft gehad.
Vraag daarom om een digitale proef en lees die niet zelf na. Laat iemand anders de naam, de datum en de spelling controleren; wie het zelf heeft ingetypt, leest over de eigen fout heen.
Kijk daarbij naar drie dingen: de spelling van de naam, de datum in cijfers, en of er geen tekst tegen de rand aan komt. Dat kost twee minuten en het is de enige stap in dit hele proces die onherstelbaar is als je hem overslaat.
Spoed kost meer dan je denkt
Komt de baby eerder dan verwacht, dan is spoedlevering de eerste gedachte. Die bestaat bij vrijwel elke drukker, maar de kosten ervan staan zelden op de site — het is meestal een toeslag die je pas in de bestelling ziet.
Reken erop dat spoed de verzendkosten ruwweg verdubbelt en dat er soms ook een productietoeslag bij komt. Bij een kleine order is dat verhoudingsgewijs veel: € 5 extra op een order van € 20 is een kwart.
Het alternatief kost niets. Print de eerste twintig kaartjes thuis of bij een copyshop, geef die aan de eerste bezoekers, en laat de rest gewoon in normale levertijd drukken. Niemand legt de twee naast elkaar.
Zelf printen of laten drukken
De vergelijking wordt nergens gemaakt, terwijl het voor de meeste mensen de eigenlijke keuze is.
Zelf printen kost het papier en de inkt: een vel van 250 gram levert 12 tot 16 kaartjes, en per kaartje kom je uit op een paar cent. Het gaat meteen, je kunt bijmaken, en je kunt de tekst nog wijzigen. Daar staat tegenover dat dik papier niet door elke printer gaat en dat je zelf moet snijden; zie zelf kaartjes maken.
Laten drukken kost meer per stuk en levert een strakkere rand, betere kleuren en geen werk. Het loont vooral boven de 50 stuks, bij een ontwerp met een foto of een volvlak kleur, en als je toch al geboortekaartjes laat drukken — dan zit het bedankje in dezelfde order en betaal je één keer verzending.
De praktische middenweg: laat de kaartjes drukken als er toch een drukorder ligt, en print zelf als je alleen bedankjes nodig hebt.
Wat er met je gegevens gebeurt
Voor een bedrukt bedankje geef je een naam, een geboortedatum en soms een foto van je pasgeboren kind aan een bedrijf. Dat is een gegevensverzameling over een kind dat er net is, en er wordt bij het bestellen vrijwel nooit bij stilgestaan.
Wat je kunt doen is beperkt maar niet niets. Kijk of het account en de geüploade bestanden na levering te verwijderen zijn — bij de meeste drukkers kan dat in de accountinstellingen. Vraag het na als je het niet kunt vinden.
En overweeg of de foto er echt op moet. Op een bedankje voor de directe familie is dat aardig; op een zakje dat naar 40 mensen gaat, waaronder de buurman en twee collega's, is een naam vaak genoeg.
De kortste route als je haast hebt
Voor wie dit leest terwijl het kind er al is: er is een volgorde die in een paar dagen rond is.
Koop vandaag de zakjes en de inhoud in een winkel in plaats van online — dat scheelt de hele levertijd. Bestel dezelfde dag alleen stickers of kaartjes met de naam erop, en kies de goedkoopste verzendoptie, want de dagen die je wint met spoed haal je toch niet in bij de eerste bezoekers.
Print in de tussentijd tien kaartjes thuis voor wie deze week langskomt. Als de bestelling binnen is, gebruik je die voor de rest. Wie later komt, ziet het verschil niet, en niemand vergelijkt zijn kaartje met dat van een ander.
